Кто где пишет ТЗ? Лайфхаки или советы для ведения документации?

Всем привет!
Может есть кто из пользователей славного дтф, кто в рамках своих рабочих обязанностей работает с тз (неважно какими, по дизайну, разработке, стройке и т.д.)
Может кто поделиться инструментарием и лайфхаками как вы это делаете. Как управляете изменениями?
на текущем месте работы очень странная система, когда всё описывается одним документом, назовём «ТЗ на отчёт ниндзя 1».
После реализации задачи, если вдруг нужно отчёт ниндзя доработать, скажем, доработать сюрикенами, то в том же документе вносятся правки, но текст вводится красными буквами и создаётся «Тз на отчёт ниндзя 1.1»
Ну и таким образом получается что если отчёт ниндзя редактируется несколькими людьми и в целом отчёт уже не только о ниндзя но и о Японии в целом, получается документ, внутри которого запутается каждый, с соответствующим названием «Отчёт ниндзя и яПонии и остальном всяком 2077 версия моя не трогать!!»